Takenlijst: overzicht in lastige taken

Bijna iedereen kent ze wel: van die taken die blijven hangen. Niet omdat je ze niet doet, maar omdat er meerdere stapjes nodig zijn voordat een taak is afgehandeld. Als je dan meerdere van die dingen tegelijk hebt lopen, dan schiet er makkelijk iets bij in. Of je mist een deadline.

Foto: Stockfoto

Daarbij is er vaak maar één persoon in het huishouden helemaal up to date en kan de ander dan niet goed handelend optreden als het oh zo belangrijke telefoontje net binnenkomt op een moment dat jij net even niet aan de telefoon kunt komen.

Wie is er goed in lastige taken?

Nu zijn er mensen die dit soort dingen van nature gewoon kunnen. Ze onthouden alle stappen, kunnen altijd al hun papieren in een mum van tijd vinden, met daarbij een lijstje met wie ze wanneer gesproken hebben. Kortom: sommige mensen zijn gewoon altijd up to date, hoe ingewikkeld en langlopend sommige zaken ook zijn.

Ik behoor niet tot die groep mensen. Die ene brief zit altijd net in een andere map (of verstopt achter een ander vel papier, wat ik in de haast niet zie) en de meest belangrijke telefoontjes komen altijd als ik in vergadering zit (of in bad…). Daarbij heb ik een man die lang niet alles onthoud wat ik tegen hem zeg.

Breng overzicht in je takenlijst

Daarom heb ik thuis iets doorgevoerd wat ik oorspronkelijk voor mijn werk heb bedacht. De voordelen: het is simpel, je houdt overzicht en de informatie over de genomen stappen / stand van zaken is eenvoudig in te zien door jezelf én door iemand anders (bijvoorbeeld je partner). Daarbij heb je alle basisgegevens (wanneer verstuurde je welke brief? En wie had je nou ook alweer aan de telefoon? En wat was nou eigenlijk precies de laatste stand van zaken?)  in één document, zonder dat je daarvoor tijdens een telefoongesprek haastig door mappen hoeft te bladeren.

Klinkt goed, nietwaar?

Komt ie:

  • Je maakt een word-document, met daarin een tabel met vier kolommen en meerdere rijen.
    Voor ieder onderwerp neem je een aparte rij.
  • In de bovenste rij schrijf je achtereenvolgens: ‘Datum’, ‘Wat’, ‘Stand van zaken’ en ‘Nog doen’.
    Kijk zo:

 

Datum Wat Stand van zaken Nog doen
  • Vervolgens houd je in de regels daaronder je taken bij. Bij de datum staat bovenaan de begindatum van het geheel. Zijn er nieuwe acties, dan schrijf je daaronder een nieuwe datum, met in de kolom ‘Stand van zaken’ wat die actie dan is, met verderop in je kolom ‘Nog doen’ wat er nog gedaan moet worden. Kijk hieronder:
Datum Wat Stand van zaken Nog doen
2-1-2017

10-1-2017

31-1-2017

Bla Bladibladibla

Dit, Dit en Dit afgehandeld en telefonisch doorgegeven aan Pietje.

Brief binnengekomen: samenvatting

– Dit

– Dit
– En dit

– Onduidelijkheid in brief navragen
– Dat zou Pietje doen, voor 5-2-2017
5-5-2016 hecken of dit gebeurd is

12-1-2017 Bla – bla Enz. Enz.
  • Als de taken van je ‘Nog doen’ kolom zijn afgehandeld, dan haal je ze uit die kolom en plaats je ze in de kolom ‘Stand van zaken’. Op die manier kun je altijd in één oogopslag zien wat er nog moet gebeuren.
  • Als je helemaal klaar bent met een taak, dan kun je deze deleten, óf (en dat zou ik doen bij slepende kwesties) je knipt en plakt de boel en plakt ‘m in een ander documentje wat je ‘Afgehandelde taken 2017’ noemt (of zoiets). Mochten er dan toch weer vragen komen over een slepende kwesties (en bij echt slepende kwesties is dat soms zo – zucht) dan heb je heel de boel nog steeds bij de hand.

Hoe goed ben jij in het afhandelen van ingewikkelde taken?

...
Share

Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

veertien + 17 =