Vijf tips voor een lege mail inbox

Het is me gelukt: de inbox van mijn mail is leeg! Ik vind het persoonlijk een wereldprestatie. En het voelt… gigantisch opgeruimd en praktisch. Nou is dat ding pas drie weken leeg. De kunst is om ‘m leeg te houden.

Zo zag de inbox van mijn mail eruit…

Nou is een lege mailbox niet echt iets wat je ziet. Je kunt je dus afvragen waarom ik het ding (is een digitaal iets een ‘ding’?) leeg wilde hebben.
De reden daarvoor is vrij simpel: mailtjes verdwaalden bij mij nog wel eens in mijn inbox en dat vind ik irritant.

Hierbij vijf tips om je mailbox op te ruimen (en opgeruimd te houden):

  • Maak mappen aan voor je mails en verplaats iedere mail naar zo’n map. Ik vind het zelf prettig om mails te ordenen op onderwerp. Zo heb ik onder andere een map voor ‘verzekeringen’ een map voor ‘school’, maar ook een map voor ‘bestellingen’ voor de bestellingen die nog onderweg zijn. Ik las ergens ook een tip om alle mails in de map ‘archief’ te mikken om daarna via zoekopdrachten naar afzender of onderwerp de mails weer tevoorschijn te toveren. Voor mij is deze tip een brug te ver, maar voel je vooral vrij om ‘m te testen.
  • Neem op vaste momenten je mailbox door. Het is heel onrustig om bij iedere ‘ping!’ in je mailbox te kijken. Teveel in je mailbox kijken werkt contra-productief. Bij te weinig aandacht voor je mailbox kun je juist dingen missen. Een goede middenweg is nuttig. Ga dan echt even zitten voor je mail, zodat je je mailtjes ook gelijk af kunt handelen.
  • Mijd onnodige e-mails. Voordat je het weet zit je aan nog een nieuwsbrief vat. Meldt jezelf niet aan voor nieuwsbrieven en (mocht je er toch krijgen) meldt jezelf dan gelijk af als het nieuwsbrieven betreft die je toch niet wilt hebben. Sommige mensen hebben een apart e-mail adres voor nieuwsbrieven en andere spam die ze over zich afroepen om korting te krijgen. Persoonlijk mijdt ik dergelijke spam maar zoveel mogelijk.
  • Bekijk iedere binnenkomende mail en doe er direct wat mee. Veel mails kunnen gelijk de prullenbak in. Sommige mails moeten wel bewaard blijven. Sla die direct op. Andere mails vragen om actie: een betaling, een reactie of een notitie op de agenda. Handel dit direct af en sla de mail op of delete hem.
  • Zoek een oplossing voor lastige mailtjes. Je hebt altijd mailtjes die blijven rondhangen in je mailbox, omdat je eigenlijk niet goed weet wat je ermee moet of omdat er iets instaat waar je nog iets mee moet doen – maar niet nu. Voor die mailtjes heb verschillende oplossingen:
    * Wachtend op een vervolg: sommige mailtjes wil je bewaren omdat je op een vervolg wacht en je het bewijs wilt bewaren of omdat je niet wilt
    vergeten dat je ergens op wacht. Bevestigingen van bestellingen mik ik altijd in de map ‘bestellingen’. Mailtjes waarbij ik op een vervolg wacht
    sla ik ook op in de bijpassende map, met een notitie op de kalender (een week of een maand later) of iets gebeurd is.
    Interessant om te lezen: Voor mij is dit een gevaarlijke. Leuke blogposts waar ik een nieuwsbrief van krijg, aan mezelf doorgestuurde
    interessante stukken om te lezen enzovoorts. Inmiddels heb ik met mezelf de afspraak dat ik die dingen dezelfde dag nog lees. Zo niet, dan kan
    ik de site bezoeken en het artikel bookmarken. De mail wordt in ieder geval gedelete. Mijn ervaring is overigens dat alles wat ik dezelfde dag
    niet lees gewoonlijk niet gelezen wordt… Laten we zeggen dat ik steeds minder artikelen bookmark…
    * Mailtjes die ik wil bewaren, maar waar? Een hele suffe valkuil waar ik in blijf trappen. De beste oplossing is namelijk… een mapje aanmaken
    waar die mailtjes in opgeslagen kunnen worden. Zo blijft je inbox leeg.
    * Mailtjes waarvan ik niet weet wat ik ermee wil. Eigenlijk is hier maar één oplossing voor: De mail doornemen en een knoop hakken. Meestal
    omvatten dit soort mails een besluit (ja of nee) of het zijn mails waar op gereageerd moet worden, maar die niet zo eenvoudig te beantwoorden
    zijn (om wat voor reden dan ook). De oplossing: hak een knop en / of zoek uit waar het knelpunt zit (gebrek aan kennis? Vervelende mail om te
    schrijven? Roept de mail vragen op?) en pak dit aan.

 

 

...
Share
2 Comments

Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

vier × vier =